2007年06月01日

丸ビルで秘書 - 負の遺産

さて一週間も無事終わった。
今週やっていたことは、負の遺産の整理である。

私が担当しているのはN先生とY先生、Y先生はまだ2年目であるが、秘書は私で3人目である。

秘書が変わるとそれなりに不自由なこともあるだろうと思っていたのだが、思いがけない負の遺産が待ち受けていたのは私だった。

引き継ぎの時、聞いていた気がする。「前の秘書さんがメインファイルをちゃんと作っていなかったから・・・。」

メインファイル、案件ごとのメール、その他通信のやりとりを一つのファイルにまとめたもの、普段はめったに使われることはないが、何かあったときの記録として重要な役割を果たす。

それとe-mail library、e-mailを案件ごとに分類してサーバーに保存したもの。

この二つが事務所として持つ、案件の主な記録先となる。通常の秘書の主な業務がメインファイルとe-mail libraryの作成である。

先週来、メインファイル、e-mail libraryがきちんと作成されていない案件がぼこぼこと出てきた。

昨日書いたように、私が行う業務として、今動いている案件の管理のほか翻訳がある。

だから過去の案件は後回しにしていたのであるが、今週、覚悟を決めて取りかかった。
とりあえず、比較的わかりやすい、某外資証券がらみのファイルから取りかかる。
うーん、ない。

メインファイルはとびとびだし、e-mail libraryに至っては空っぽである。
いいのかこれで???と思いつつ地道な作業に取りかかる。
過去の先生のメールボックスを一つ一つ検索し、一時作業所として作ったtemporaryにコピー。メインファイルと実際のメールをつきあわせて行く。足りないものはプリントアウトし、メインファイルに追加。

創造性のない、と言ってしまえばそれまでだが、こういう地道な作業が事務所を支えているんだろうと納得しつつ、ひたすら検索、突き合わせ、プリントアウト、ファイリング、e-mail libraryへの保存を繰り返す。
本当に、ひたすら地道な作業である。

どこの企業でもそうだが、クローズした案件の管理は実は進行中の案件の管理よりもやっかいだ(と思う)。
前職の金融機関でも最長35年という期間で金銭を貸し付けるため、とてつもなく古い案件ファイルが紙もぼろぼろになって残っていたりする。
そしてだいたい事務所内ではスペースが取れないため、外部の倉庫に預けていたりする。
そういう案件が、たとえば不良債権として持ち上がった際、まず貸し付けた当時のファイル探しから始まる。

冗談のような笑えない話であるが、その金融機関では一冊のファイルが本棚の後ろに落ちて見えなくなってしまっていたため、何億という金銭が時効を迎えてしまった、ということもある。

まあそんなわけで、過去案件とはいえおろそかに出来ないということを身をもって知らされた、疲れる一週間であった。
タグ:秘書 丸ビル
posted by marimari at 00:00| Comment(0) | TrackBack(0) | 秘書 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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